Tuotetiedonhallinta on muutakin kuin PDM tai tuoterekisteri

Tuotetiedonhallinta mielletään usein vain perinteiseksi PDM/PLM toiminnallisuudeksi, mutta nykyisessä verkottuneessa maailmassa tuotetiedonhallinnassa on otettava huomioon myös tuotetiedon jakaminen yrityksen ulkopuolelle. Se lisää uusia ulottuvuuksia tuotetiedon määrälle ja laadulle, koska tuotetietoon sisältyy silloin myös kaikki tuotteiden markkinointiin liittyvät tuotetiedot mm. kielitiedot, kuvat, logistiikkatiedot, etikettitiedot jne.. Tämän takia tuotetietokantaan on kerättävä kaikki yrityksen tuotteisiin liittyvä tieto mukaanlukien markkinoinnin, viestinnän ja jälkimarkkinoinnin tarvitsema kuva- ja tekstimuotoinen data. Procus tuotetiedonhallinta on kehitetty helpottamaan ja tehostamaan yrityksen tuotetietojen ylläpitoa ja julkaisemista.

Tuotetiedonhallinta vs. Master Datan hallinta

Tuotetiedonhallinta on aina osa Master Datan hallintaa. Pienissä ja keskisuurissa yrityksissä näiden välille voidaan joskus laittaa jopa yhtäläisyysmerkki, mutta suuremmissa yrityksissä tuote- ja asiakastiedon integrointi yleensä muuttaa tilannetta. Procus tuotetiedonhallinta helpottaa yrityksen Master Datan hallintaa, sillä Procusta on yksinkertaista käyttää kaiken tuotteisiin liittyvän master datan keräys-, tallennus-, ja jakelupaikkana. Jokaiselle tiedolle vain määritellään järjestelmä jossa se ylläpidetään. Usein esim. yrityksen ERP-järjestelmässä halutaan ylläpitää tietyt perustiedot ja CRM-järjestelmässä tietyt asiakastiedot, mutta muut tiedot voidaan hyvin ylläpitää Procuksessa.  

Tuotetietokanta ja sen ylläpito

Jotta tuotetietokanta (tuotetietopankki) tukee yrityksen toimintaa ja prosesseja, täytyy sen olla joustava ja helppokäyttöinen. Procus tuotetietokannan vahvuus on sen rakenne ja räätälöitävyys. Procus tuotetietokantaa käytetään eri toimialoilla hyvin eri ympäristöissä ja aina se on saatu sovitettua asiakkaan tarpeisiin niin haluttaessa. Tuotetietojen ylläpidon helppous ja tehokkuus on aina eräs tärkeimpiä asioita kun tuotetietokantaa otetaan käyttöön.

Tuotetietojen julkaiseminen

Tuotetietojen hallintaan liittyy olennaisena osana myös tietojen julkaiseminen. Julkaiseminen voi olla erilaista eri sidosryhmille; esimerkiksi omalla henkilökunnalla on yleensä näkymä laajempiin tuotetietoihin kuin asiakkailla tai tavallisella web-surffaajalla. Samoin yhteistyökumppaneille ja asiakkaille tai eri markkinoille julkaistaan usein erisisältöistä tuotetietoa. Yleisimmät tuotetiedon julkaisutavat ovat yrityksen omat web-sivut, tuoteluettelo, hinnasto, tuotekortti, tuoteseloste, etiketti tai tuotetiedot sovitussa tiedostomuodossa tuotetietojen siirtämiseksi organisaatioiden ja/tai järjestelmien välillä.

Tuotetietojen julkaiseminen eri maissa

Kun yritys toimii kansainvälisillä markkinoilla, kasvaa nopeasti tarve esittää tuotetietoja eri tavoin kuin kotimarkkinalla. Ensimmäinen asia on luonnollisesti eri kieliin liittyvät asiat, mutta hyvin pian tulee myös tarve esittää eri tuotteita eri markkinoilla. Tämä voi johtua esimerkiksi viranomaismääräyksistä, tuotteen fyysisistä ominaisuuksista (esim. käyttöjännite), markkinoinnillisista tai jakelutie syistä. Tällöin tehokkain tapa hoitaa ongelma on käyttää sortimentteja. Jokaiselle markkina-alueelle määritellään oma tuotesortimentti, jota ko. markkinalla myydään. Tuotteet "kiinnitetään" niihin sortimentteihin, joihin ne kuuluvat joten tuotteita ja tuotetietoja ei monisteta. Samalla kielitietoihin liittyvät asiat pysyvät kunnossa. Procuksella tuotesortimenttien hallinta on toteutettu yksinkertaisesti ja tehokkaasti. Sortimentteja voi olla haluttu määrä ja ne voivat olla voimassa halutun ajan, joten esimerkiksi tarjouskampanjoiden tekeminen sortimenttien avulla on mahdollista.